Stones PartnersExemples
« On passe nos journées à recopier des informations. »
Vous l’avez peut-être déjà dit. Voici quinze situations que nous rencontrons souvent, et ce que nous mettons en place.
Une référence
Déjà en service dans un cabinet d’expertise comptable.
Nous avons construit pour ce cabinet le logiciel qui reçoit les e-mails des clients, lit les pièces, les classe dans le bon dossier, les envoie en comptabilité et relance lui-même les clients pour ce qui manque. Un collaborateur valide.
- Où
- Sur le serveur du cabinet
- Volume
- Environ 150 dossiers
- Depuis
- L’exercice 2025
01
Comptabilité.
« On saisit chaque facture fournisseur à la main. »
- Ce que nous mettons en place
- Les factures reçues par e-mail sont lues et enregistrées dans votre logiciel comptable, le PDF est rangé.
- Ce que ça change
- Votre comptable vérifie une liste au lieu de tout saisir.
« On relance les impayés quand on y pense. »
- Ce que nous mettons en place
- Les relances partent selon vos règles et avec vos mots : à 7 jours, à 15 jours, à 30 jours.
- Ce que ça change
- Plus aucun oubli, sans y passer vos matinées.
« Pointer les paiements prend des heures chaque mois. »
- Ce que nous mettons en place
- Les paiements reçus sont rapprochés des factures automatiquement.
- Ce que ça change
- Vous ne regardez que les écarts.
02
Commercial.
« Faire un devis nous prend un temps fou. »
- Ce que nous mettons en place
- Le devis est préparé à partir de vos tarifs et de la demande du client.
- Ce que ça change
- Vous relisez et vous envoyez.
« Nos devis partent, et on oublie de les relancer. »
- Ce que nous mettons en place
- Une relance est préparée au bon moment, avec vos mots.
- Ce que ça change
- Plus de devis qui dorment.
« Notre fichier clients n’est jamais à jour. »
- Ce que nous mettons en place
- Les fiches se complètent à partir des e-mails, des devis et des factures.
- Ce que ça change
- Une vue fiable de chaque client.
03
Administration.
« On répond sans arrêt aux mêmes questions. »
- Ce que nous mettons en place
- Un assistant répond à vos équipes à partir de vos documents internes.
- Ce que ça change
- La bonne réponse, tout de suite.
« Si la personne qui s’en occupe est absente, tout s’arrête. »
- Ce que nous mettons en place
- Sa méthode devient un circuit dans un logiciel, que tout le monde peut suivre.
- Ce que ça change
- L’activité ne dépend plus d’une seule personne.
« Les demandes de validation se perdent dans les e-mails. »
- Ce que nous mettons en place
- Chaque demande suit son circuit : qui valide, quand, avec l’historique.
- Ce que ça change
- Plus rien ne reste en attente sans qu’on le sache.
04
Opérations.
« Les commandes arrivent par e-mail, et on les recopie. »
- Ce que nous mettons en place
- Elles sont lues et enregistrées dans votre logiciel de gestion.
- Ce que ça change
- Des commandes traitées plus vite, avec moins d’erreurs de saisie.
« Tout notre planning tient dans un fichier Excel. »
- Ce que nous mettons en place
- Il devient une application, avec un accès par personne et un usage sur téléphone.
- Ce que ça change
- Toute l’équipe voit la même version, à jour.
« On tape la même information dans trois logiciels. »
- Ce que nous mettons en place
- Vos logiciels sont connectés entre eux.
- Ce que ça change
- Une seule saisie, à jour partout.
05
Documents et chiffres.
« On reçoit des dizaines de documents à lire chaque jour. »
- Ce que nous mettons en place
- L’IA les lit, les classe et en extrait l’essentiel. Ce qui sort de l’ordinaire vous est signalé.
- Ce que ça change
- Votre équipe valide au lieu de tout lire.
« Nos contrats et nos courriers repartent toujours de zéro. »
- Ce que nous mettons en place
- Ils sont préparés à partir de vos modèles et des informations du dossier.
- Ce que ça change
- Un document prêt à relire.
« Je n’ai jamais les bons chiffres au bon moment. »
- Ce que nous mettons en place
- Un tableau de bord à jour en permanence, et un résumé chaque lundi.
- Ce que ça change
- Vous décidez avec des chiffres fiables.
Votre situation n’est pas là ? Si une tâche revient chaque semaine dans votre entreprise, il y a de bonnes chances que nous puissions l’automatiser.
Et vous, que dites-vous le plus souvent ?
Écrivez-le nous tel quel. Nous vous répondons par écrit sous 24 h ouvrées : ce que nous mettrions en place, et ce que ça changerait.